1-    Mentions obligatoires sur les documents à destination des tiers
 
Afin de sécuriser les relations professionnelles et commerciales la loi rend obligatoire la présence d’un certain nombre d’informations sur tous les documents utilisés par les entreprises dans le cadre de leurs relations avec les tiers, (Clients, fournisseurs etc.)..
Les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître sur tous les documents émis par l'entreprise à destination des tiers (hors factures et fiches de paye)
   
2-  Documents commerciaux

Pour réduire les risques de litige et d'impayé l'entreprise doit prêter une attention particulière aux documents qu’elle émet. Elle doit particulièrement être attentive à la rédaction des devis, des bons de commandes ou de livraisons, des factures.

2.1 – Le devis
Il présente la proposition commerciale. Il n’est pas obligatoire, mais pour prévenir tout risque de litige, il est conseillé de faire signer au client un document de ce type avec :
·         les références de l'entreprise et du client,
·         la date,
·         le délai des prestations et ou de la livraison,
·         le prix précise le HT, la TVA et le TTC si l’activité est soumise à TVA
·         la durée de validité de l'offre.
 
2.2 - Bon de commande
Le bon de commande matérialise l’accord avec le client. Il mentionne les conditions générales de vente, les droits et les obligations de l'entreprise et de son client et peut confirmer ou modifier certaines clauses ou éléments de la proposition commerciale. Le bon de commande peut être le devis retourné daté et signé. Il comprend les articles, les références, la date, les noms des sociétés,…




2.3 - Bon de livraison
Il confirme l'exécution de la commande. En général il accompagne le bien livré et doit être signé par le client afin d'attester de la bonne livraison et réception du bien ou du service.

2.4 - Factures
Elle résulte d’une obligation légale (Code de Commerce - Art L441-3). C’est le document par lequel l’entreprise demande le paiement des sommes dues. La directive européenne du 20 décembre 2001 fixe les mentions obligatoires en matière de TVA pour tous les pays de la Communauté Européenne. Une facture doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
·         Les noms et adresse de l’entreprise et du client
·         Le n° d'identification de TVA de l’entreprise
·         Le n° d'identification de TVA du client (facultatif pour les opérations effectuées en FRANCE)
·         La date de délivrance de la facture
·         Le n° de la facture
·         La nature, le prix unitaire et la quantité des biens livrés ou de la prestation
·         La date de livraison des biens ou de l'achèvement de la prestation de service
·         Les éventuels réductions à caractère commercial rabais, remises, ristournes (Rabais = réduction pour problème : malfaçon, retard etc. ; Remise = réduction commerciale en fonction de la qualité du client, de la quantité achetée ; Ristourne = réduction sur CA périodique) et à caractère financier escompte (paiement anticipé)
·         Le(s) taux de TVA appliqué(s) et le montant de la TVA à payer si l’entreprise est soumise à la TVA
·         La date à laquelle le règlement doit intervenir


Doivent également figurer sur la facture :
·         la forme juridique et le capital de l'entreprise,
·         le numéro d'immatriculation au RM ou RCS,
·         l'adhésion à un centre de gestion agrée par la DGI,
·         la mention "TVA non applicable" en cas de franchise de TVA,
·         les modalités d'acquittement de la TVA,
·         le n° intracommunautaire de l'entreprise et du client.


L'entreprise et le client doivent conserver les factures 10 ans, (délai de la prescription en matière de contentieux commercial).